5 cách để xác định thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống

Câu hỏi kinh điển không phải là hôm nay cần xong cái gì, mà là bây giờ cần ưu tiên cái gì

Khi làm Products, một trong những kỹ năng quan trọng là phải biết xác định thứ tự ưu tiên. Giữa ngàn vạn lực đẩy, sức kéo của các bên, cũng như những điều bên trong mình mong muốn, bạn chắc chắn đã từng bối rối làm sao để công việc và cuộc sống của mình có thể được tối ưu, cân bằng và hiệu quả. Nhất là khi tuổi trẻ bạn có nhiều thời gian để mắc sai lầm, còn sau này trưởng thành, mỗi sai lầm là một sự trả giá về thời gian và tiền bạc lớn hơn trước rất nhiều.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ một số nguyên tắc, framework ưu tiên mà mình sử dụng tuỳ vào hoàn cảnh, thời điểm. Do mình là nhà văn nửa mùa nên sẽ viết theo phong cách kết hợp giữa framework và cổ tích 🤣

1. Câu chuyện đá, sỏi, cát và lọ

Trong một câu chuyện đạo đức kinh điển, nếu phải nhét sao cho đầy nhất có thể đá, sỏi và cát vào một chiếc lọ, thì ta nên nhét thật nhiều đá lớn trước, sau đó đến sỏi, sau đó đến cát. Đá lớn là những việc thiêng liêng nhất như trải nghiệm, gia đình hay sức khoẻ. Sỏi là những thứ to lớn nhưng không phải là tất cả như nhà cửa, xe cộ, đồ đạc. Còn cát là những thứ còn lại, không quá ý nghĩa, và không nên quá mất thời gian để làm đầy chúng. Một chiếc lọ đầy cát là chiếc lọ không còn chỗ để có thể có những viên đá lớn cho cuộc đời.

Chuyện này khá giống với Framework MoSCoW của Product dưới đây

Vậy ta nên luôn ưu tiên làm các việc thuộc dạng must have trước, những thứ mà nếu chưa làm thì sản phẩm hay điều ta muốn sẽ không thể chạy thử được.

Tuy nhiên, chúng ta không nên quá máy móc. Như bài viết dưới đây, thì nhai đá mãi cũng có thể khiến tinh thần chúng ta bị ảnh hưởng, và không bao giờ thực hiện những việc khác. Những thứ còn lại, cũng cần có thời gian thực hiện, để đưa ta về lại tâm lý tích cực của chiến thắng (small-win), mang đến sự tự tin để chinh phục big-win.

Chúng mình (dân products) sẽ dành nhiều thời gian để xác định vấn đề cần giải quyết, đối chiếu với hướng đi (vision) của kinh doanh, và đưa ra các giả định cần thiết để thử nghiệm và cho fail sớm những thứ must-have để có thể chắc được những thứ mình học được.

Nỗi sợ/hận lớn nhất của dân làm sản phẩm, hoặc một kẻ lười như mình, ấy là dốc công chăm chút một thứ mà sau chẳng ai thèm dùng đến/ quan tâm.

2. Chuyện con cóc và giờ thiêng liêng

Chắc hẳn mọi người đều biết chuyện cổ tích vị hoàng tử bị biến thành con cóc và nàng công chúa phải hôn gã thì gã mới trở lại thành người. Bài học ở đây là chẳng ai muốn đi hôn con cóc cả.

Tuy nhiên, những hòn đá (must have) ở câu chuyện phía trên - lại chính là những con cóc mà chúng ta hay lảng tránh.

Chúng ta thường trì hoãn và để những việc này, để sau, và cuối cùng chúng cứ to dần trở thành những con quái vật mà ta càng nghĩ càng sợ hôn.

Vậy chúng ta nên tự tìm cho mình những giờ thiêng liêng, những thời điểm mà ta sẽ có phong độ nhất trong ngày, ở tư thế sẵn sàng nhất với góc làm việc sạch sẽ và âm nhạc chất lượng để kéo ta vào trạng thái dòng chảy. Và ta sẽ làm những việc nuốt những con cóc này đầu tiên trong những giờ như vậy, trước khi để chúng to dần lên. Khi những việc khó nhất được hoàn thành hoặc được bắt đầu xử lý thì những việc còn lại hoàn toàn có thể làm hoặc không làm, chỉ cần đẩy lùi lại vào để xử lý trong những giờ thiêng liêng tiếp theo.

Hãy tạo cho mình những giờ thiêng liêng để xử lý những thử thách lớn nhất cần phải làm, và bảo vệ giờ này như bảo vệ kho báu của bạn vậy.

Và nếu được, nuốt con cóc càng sớm càng tốt vào giờ thiêng liêng đầu ngày, để bạn quen với việc chẳng ngại một con cóc khô nào cả 🤣

4. Chuyện bó đũa và Nguyên tắc Chia để trị

Chắc chúng ta đều biết câu chuyện bó đũa, với việc bẻ đũa theo bó là thứ vô cùng khó khăn.

Các việc lớn việc khó trông như những bó đũa như vậy, bạn đừng nên nhảy vào bẻ luôn. Hãy chia nhỏ nó theo các que đũa với thời gian bạn có thể xử lý lâu nhất là 1-2 giờ thiêng liêng của bạn. Đây cũng là nguyên tắc giống trong Agile, khi mà các task quá lớn sẽ dễ bị under-estimate, nên chia thành các tasks nhỏ hơn với size vừa phải 4-5 tiếng.

Nếu các bạn chưa biết chia thế nào, thì dành nguyên bước đầu tiên ngồi để suy nghĩ cách chia và ghi chú lại cách bạn chia và vì sao bạn nghĩ nó hợp lý.

Bạn cũng có thể dùng phương pháp pomodoro để căn các tasks sau khi chia theo một session tập trung 25 phút, để xử lý từng việc con trong mỗi session.

5. Nguyên tắc Eisentower

Phương pháp này khá nổi tiếng, mình cũng đã từng diễn đạt ở bài viết này. Tuy nhiên, ngoài việc xác định việc nào quan trọng cần ưu tiên, thì phương pháp này còn dạy chúng ta - Cần delegate việc không quan trọng cho người khác làm.

Bạn sẽ ngạc nhiên với sự hiệu quả không ngờ khi bạn đưa đúng việc cho đúng người, hoặc bỏ tiền thuê người làm những việc không mang lại giá trị cho bạn. Ví dụ như tôi sẽ không đi làm quyết toán thuế - tôi sẵn sàng bỏ tiền để thuê người khác làm giúp tôi.

Hay nếu trẻ hơn, có lẽ tôi sẽ bỏ tiền thuê người có kinh nghiệm mà mình tin tưởng để hướng dẫn và viết giúp tôi CV, từ đó học hỏi từ họ và làm chủ kỹ năng viết của mình sau này. Tôi đã có thể có được chiếc CV tốt sớm hơn rất nhiều vào thời điểm tôi cần nó nhất.

6. Nguyên tắc 80/20, Getting things done và Agile

Nguyên lý của hai phương pháp này khá giống nhau: sử dụng công cụ để ghi nhớ tasks, và phần lớn kệ xác chúng.

Áp dụng nguyên tắc Pareto, có 20% những việc quan trọng chiếm 80% kết quả. Ta cần chọn đúng 20% quan trọng và làm chúng trong Sprint và cố để Done. Chỉ cần mình đang tiến lên và có cách để lưu trữ việc cần làm, mình không cần phải rơi vào trạng thái sợ hãi vì việc không nằm trong tầm kiểm soát.

Phần lớn thời gian bạn sẽ tập trung vào thực tại để deep work hoàn thành công việc lớn, thay vì lo nghĩ về những thứ gấp gáp khủng khiếp nhưng không quá quan trọng.

7. Nguyên tắc sử dụng thời gian chết

Có những việc không cần dùng quá nhiều não rất thích hợp để làm trong thời gian chết khi bị kẹt xe, đi vệ sinh, trên xe bus,.. như: xem video bài học, đọc tài liệu, nói chuyện hỏi ai đó, trả lời email, chấm điểm...

Hoặc thậm chí là những thời gian vào việc sau khi não đã khỏi trạng thái deep-work, bạn hoàn toàn có thể gom những việc nhỏ và chán ngắt như điền form, tìm quà cho sếp, họp giao ban,... để xử lý chúng trong thời gian ngắn nhất có thể. Đây là lúc tuyệt vời để nhét cát vào chiếc lọ của bạn.

Vừa rồi là một số những điều mình tổng hợp và vận dụng trong công việc và cuộc sống để có thể hiệu quả hơn trong việc xử lý tasks. Câu hỏi 1 triệu đô giờ sẽ là làm sao để tìm ra được 20% những việc quan trọng nhất cho việc must-have. Nếu các bạn hứng thú với câu hỏi này, hãy comment để mình viết tiếp kỳ sau nhé (mình hy vọng sẽ có ít nhât 05 comment nhé 🤣).

Hy vọng bài viết trên đã giúp được cho các bạn phần nào. Các bạn hiện đang ưu tiên công việc của mình như thế nào? Có thể chia sẻ thêm để mình và bạn cùng phát triển bản thân hiệu quả hơn nhé. Nhớ subscribe kênh và comment để mình nhận biết và đầu tư vào những nội dung tương tự nhé.

Cám ơn bạn Phương Anh Phạm đã giúp mình chọn topic này 🥰