Về nghệ thuật dẫn dắt trong cuộc họp

Dẫn họp cũng giống như quản trò trong ma sói, cần biết lúc nào đến lượt ai thức dậy

Chào các bạn độc giả,

Bài hôm nay, tôi sẽ bắt đầu một bài viết được đầu tư hơn (hy vọng sẽ vượt lười để viết thành series nếu được ủng hộ), liên quan đến một kỹ năng chuyển đổi (transferable skills) mà mọi người có thể vận dụng vào công việc cá nhân. Thông thường những bài kiểu này viết sẽ hơi lâu, cộng với việc bài gần nhất về kỹ năng công việc, có dấu hiệu flop nhẹ, nên tôi cũng không tránh khỏi hoang mang về việc ưu tiên cho các chủ đề gì để viết.

Tuy nhiên trong bức thư lần này, tôi vẫn mạnh dạn xin giới thiệu tới các bạn một kinh nghiệm đúc kết của tôi trong nhiều sessions đóng vai quản trò (facilitator) cho các buổi họp để brainstorming với các cấp quản lý và nhân viên để có thể đưa sản phẩm từ ý tưởng đến khi ra hình hài.

Bạn thấu hiểu cảm giác bị kẹt giữa các nhóm có tư tưởng khác nhau trong buổi họp. Bạn ước gì có thể gom được tất cả anh em trong đơn vị, với nhiều góc nhìn khác nhau, cùng nhau brainstorming "nổ não" để kết hợp các ý tưởng đó thành một siêu ý tưởng. Bạn mơ về ngày thoát khỏi kiếp bồ câu đưa thư, phiên dịch viên, hay nô lệ kết nối, để các anh em có quan điểm khác nhau có thể yêu nhau và tự tìm được đến nhau.

Nhưng mà đời đâu có như là mơ? Đi làm đâu giống như đi học, nơi mà những danh xưng, vị thế, chức vụ được bỏ lại hết bên ngoài giảng đường. Các CEO, các quản lý, các sếp có những idea của họ, những kinh nghiệm nhiều năm về chính trị và quản trị, và sau tất cả là những cái tôi lớn. Làm sao họ có thể chịu lắng nghe và tranh luận được với các anh em introvert, e thẹn, ấp úng, ngượng ngùng hay thậm chí là bỗ bã? Chúng ta đâu còn là những cậu bé học trò, đuổi theo trí tò mò để tìm cách giải quyết vấn đề một cách trí tuệ nhất, quên đi hết các vai diễn của xã hội? Một cái gằn giọng của sếp, một cái nhíu mày của quản lý, thậm chí là một cú đập bàn chửi tục,... có thể tiêu diệt tất cả những nỗ lực yếu ớt muốn được trình bày và lắng nghe ý tưởng của những kẻ có tâm hồn mong manh.

Nhưng ý tưởng tốt đâu cần quan tâm nó đến từ ai? Làm sao để bạn có thể tổ chức được những buổi brainstorm chất lượng để có thể cùng sáng tạo và tranh luận để tìm ra phương án tối ưu?

Nghệ thuật dẫn dắt trong cuộc họp

Nói đến các kỹ năng quan trọng của làm sản phẩm, thì giao tiếp (communication) là một trong những cột trụ quan trọng nhất (core competency).

Giao tiếp là cách trao đổi thông tin, tìm hiểu thông tin, học hỏi thông tin mới qua cách đặt câu hỏi, diễn đạt. Trong giao tiếp, các hình thức có thể đa dạng từ diễn đạt qua lời nói, đến tài liệu, sơ đồ. Giao tiếp sai dẫn đến truyền đạt thông tin sai, giao tiếp không rõ ràng dẫn đến tranh cãi hoặc hiểu nhầm yêu cầu, giao tiếp kém khiến bạn bị mất uy tín và bị đánh giá về năng lực ngay lập tức bởi tất cả những người liên quan.

Muốn giao tiếp được, cái bạn cần không chỉ là hiểu vấn đề bạn định nói. Mà là hiểu khi nào bạn cần đóng vai gì, để làm tốt vai trò đó của bạn.

Hai loại tư duy khi giải quyết vấn đề

Khi giải quyết vấn đề, có hai dạng tư duy cần thiết, và ngược nhau đều cần dùng trong quá trình giải quyết vấn đề:

1. Tư duy rẽ nhánh (divergent thinking )

2. Tư duy hội tụ (convergent thinking )

Divergent thinking là dạng tư duy sáng tạo, thích nghĩ nhiều phương án đa dạng khác nhau, không bó hẹp trong hộp (out-of-the-box). Người có tư duy này sẽ luôn cố tìm phương án E cho 4 phương án A,B, C, D đã có sẵn, và nếu may mắn, họ sẽ có được một đáp án xuất sắc hơn cả 4 phương án đang có cộng lại.

Convergent thinking là dạng tư duy thực tiễn, thực dụng, may đo phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Giữa muôn vàn lối rẽ, người có tư duy convergent tốt sẽ phân tích được điểm mạnh, điểm yếu để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, thực dụng nhất với hoàn cảnh đang có, chứ chưa chắc đã phải toàn diện, hoàn hảo nhất.

Ví dụ vui về hai dạng tư duy này

Khi brainstorm, ông nào mang bản đồ hoặc cái thang đến buổi họp, người đó chắc chắn là convergent thinkers. Vì kẻ tư duy hội tụ sẽ muốn thuyết phục mọi người chọn phương án nhanh nhất cho vấn đề cần giải quyết, trong khi kẻ tư duy rẽ nhánh vẫn còn đang ở một vũ trụ khác để chờ ngóng xem các phương án mới là gì.

Cụ thể hơn thì người tư duy phân kỳ là người sẽ tìm ra một lựa chọn mới bất ngờ nằm ngoài những lựa chọn có sẵn, còn người hội tụ là kẻ sẽ đưa ra lựa chọn phù hợp nhất trong các lựa chọn sẵn có.

Ví dụ trong câu chuyện dưới đây, người đàn ông này là kẻ có tư duy phân kỳ (trích từ Vnexpress)

Chàng trai có 3 cô bạn gái nhưng không biết nên cưới cô nào. Vì thế anh ta đưa mỗi cô 5.000 USD và xem các cô tiêu thế nào.

Cô đầu tiên đi mua quần áo mới, làm tóc, làm móng tay móng chân và nói với chàng:

- Em tiêu tiền để làm đẹp cho anh vì em rất yêu anh.

Cô thứ hai mua thẻ chơi golf, đĩa CD, ti vi, stereo tặng chàng:

- Em tiêu tiền mua những quà tặng này cho anh vì em rất yêu anh.

Cô thứ ba cầm 5.000 USD, đầu tư vào chứng khoán, làm số tiền đó tăng gấp đôi, trả lại 5.000 cho anh chàng và tiếp tục đầu tư số còn lại:

- Em đầu tư số tiền này cho tương lai của chúng ta vì em rất yêu anh.

Chàng trai suy nghĩ rất lâu và lựa chọn rất khó khăn về cách thức các cô tiêu tiền, cuối cùng quyết định cưới cô có ngực to nhất.

Hay truyện sau:

Cô gái hỏi người yêu:

» Nếu anh đi vệ sinh và không có giấy , trong người chỉ còn có ảnh của em và tờ 500 đô, thì anh sẽ làm gì?

Người yêu Hội tụ:

» Anh chọn em (hoặc không)

Người yêu phân kỳ:

» Anh dùng vòi xịt

Không khó để bạn nhận ra điều này, vì người vác cái thang thường sẽ muốn nhảy vào một án có sẵn trong đầu và muốn bảo vệ nó nhiều hơn hẳn. Người còn lại thì ngược lại, muốn đề xuất các phương án mới, nhiều khi nằm ngoài khuôn khổ, vượt qua các suy nghĩ thông thường.

Dù nhiều bên có cho là divergent thinking được coi là sáng tạo hơn convergent, nhưng trong thực tế, mọi thứ không trắng đen thẳng đuột như vậy. Giống như mọi vấn đề nhị nguyên khác, trong âm có dương, bạn cần cả hai góc nghĩ để có thể giải quyết mọi vấn đề, nhất là trong những vấn đề cần cả sự sáng tạo lẫn thực tiễn như làm sản phẩm. Mình từng gặp những người quá convergent và không chịu tiếp nhận cái mới. Nhưng mình cũng gặp cả những đối tượng quá divergent và thả trôi mọi thứ triền miên vào cõi hoan lạc để mặc những ý tưởng trong đầu mà chẳng quan tâm đến việc thực tế triển khai chúng như thế nào.

Mô hình kim cương đôi và câu chuyện chuyển đổi mode

Mô hình kim cương là một mô hình cơ bản trong design thinking mà những người làm sản phẩm hẳn đã thuộc nằm lòng.

Mô hình này giúp quy trình hoá các giai đoạn khác nhau của giải quyết vấn đề. Nó không chỉ đơn giản là Nêu Vấn đề => Giải quyết, mà lòng vòng hơn qua 4 bước.

Empathize (hiểu vấn đề) => rồi mới Define (mô tả vấn đề) => Develop (đưa giải pháp) => Deliver (kiểm tra giải pháp)

Và như bạn thấy trong hình, bí kíp là ở mỗi đoạn lên xuống khác nhau, ta cần vận dụng tư duy khác nhau.

Phần lớn sai lầm của các bên đó là nhảy thẳng vào vùng xanh để kiếm giải pháp luôn mà chưa hiểu tận gốc vấn đề cần tranh luận. Khi thời gian eo hẹp, những ai mạnh divergent thinking sẽ rẽ nhánh thật nhiều solution, song làm vậy dễ gây lú và phương án thiếu khả thi. Còn người convergent thì vội vã hướng đến một giải pháp nhanh mà chưa triệt để các góc khác nhau của vấn đề.

Khi ở vùng màu đỏ (còn gọi là Problem Space), ta cần phải hiểu sâu vấn đề đã. Lúc này cần tư duy rẽ nhánh để có nhiều giả thiết nhất có thể về vấn đề đang gặp phải.

Chỉ đến khi có được sự chắc chắn tương đối, ta mới dùng chữ gói gọn vấn đề cần giải quyết vào một định nghĩa chung (Problem Statement). Lúc này mới cần tư duy hội tụ.

Tương tự, khi đưa hướng giải pháp cần tư duy phân kỳ, còn khi đánh giá giải pháp thì cần tư duy hội tụ.

Bí kíp là cần một quy trình và chặng đường hợp lý để tận dụng sức mạnh suy nghĩ của cả team để đưa ra phương án phù hợp. Câu chuyện kinh điển là một cuộc tranh luận nảy lửa để đưa ra giải pháp tốt nhất trong thời gian nhanh nhất, và người có tiếng nói to nhất với tư duy convergent sẽ chốt một hướng đi sub-optimal, lâu dài sẽ khó thúc đẩy những đột phá và sáng tạo trong đội ngũ, và lúc nào cũng sẽ phụ thuộc vào 1-2 người làm chính.

Một số tips để lôi kéo thúc đẩy anh em cùng sáng tạo

1. Luôn cần biết vấn đề đang ở giai đoạn nào, cần mở hay cần đóng.

Bạn cần phải làm chủ chỗ này để biết chính bạn nên welcome các suy nghĩ ở thinking mode nào cho cá nhân bạn.

2. Involve những người phù hợp ở giai đoạn phù hợp

Những thành viên có đóng góp vào phương án nên được cho tham gia ở các giai đoạn mở càng sớm càng tốt. Thứ nhất họ hiểu vấn đề sớm từ khi sơ khai, sau đỡ công giải thích. Thứ hai họ có thể giúp early detect các hướng đi phù hợp để đưa ra các cách kiểm tra giả định.

Tuy nhiên, cần phải nhắc nhở tất cả with-hold judgements, ngưng phán xét. Các kỹ thuật brainstorming cần hướng về số lượng thay vì chất lượng. Quan trọng là note được tất cả các phương án đa dạng khác nhau ra, và việc đánh giá sẽ ở bước sau.

Đặc biệt lưu ý các stake-holders có quyền phủ quyết. Các stakeholders này nếu có thời gian và sẵn sàng lắng nghe các phương án phôi thai thì mời họ vào (và nhấn mạnh họ cần có mindset phù hợp cho buổi divergent thinking), còn không thì hãy mở một cuộc họp khác khi mà các phương án đã chín mùi hơn, để sẵn sàng nghe feedback với chế độ phù hợp cho convergent mode.

3. Thấu hiểu và nhập phe uyển chuyển

Là facilitator, bạn như một trưởng làng hay quản trò trong trò chơi ma sói vậy. Bạn có thể đặt các luật chơi, chỉ định người nào nên nói gì (tất nhiên bạn phải có đủ uy tín để làm việc đó). Trong lúc dân làng đang ở mode "divergent", hay gọi vui là tìm sói, các phương án thảo luận nên mở rộng. Còn khi cần giết sói, ta cần quyết đoán chọn được đúng người, không thì hôm sau làng lại có người chết.

Bạn cần biết phải trở thành good cop để nâng đỡ ý tưởng, và trở thành bad cop để cùng cắt gọt các ý tưởng không phù hợp. Câu hỏi triệu đô nằm ở việc lúc nào bạn cần chậm lại và bảo vệ các bạn khác để tạo nhánh cho phương án mới, lúc nào cần cắt tỉa cho phương án tối ưu cần làm để ra quyết định.

Vừa rồi là sơ bộ về tư duy và cách sử dụng cho phù hợp, mình hy vọng các bạn nhận thức được là sẽ có cách thay đổi được. Bạn nghĩ sao về những điểm chia sẻ trên? Bạn có thấy đồng tình hay mâu thuẫn với những kinh nghiệm mà bạn có?

Liệu những chia sẻ này có dễ hiểu và dễ áp dụng với bạn cho công việc? Bạn có câu hỏi gì thêm cho mình không?

Mình sẽ chia sẻ thêm về các kỹ thuật khác sâu hơn về communication ở các kỳ sau, nếu bài viết này nhận các phản hồi từ quý độc giả nhé. Thứ sáu đến rồi, chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả và chuẩn bị có một cuối tuần tuyệt vời nhé.

Đón đọc kỳ 2 ở đây 👇