Làm sao để ta biết được việc gì là quan trọng nhất?

Câu hỏi của mình mỗi ngày đấy là ngay bây giờ cần ưu tiên làm việc gì?

Xin chào các độc giả,

Mình đã từng thai nghén bài viết này từ rất lâu, và cũng có rất nhiều người hưởng ứng.

Lý do mình thai nghén đơn giản là vì thời gian nghỉ thất nghiệp vừa rồi chẳng hạn, mình trải nghiệm làm “solopreneur” trước và luôn đau đầu với cả tá thứ muốn làm trong thời gian hạn chế. Mình muốn có một cách làm khoa học và tỉnh táo để hình thành một thói quen cho việc này, thay vì để “cảm hứng” dẫn dắt mình vào những mê cung của làm những gì mình thích.

Hy vọng bài viết đây sẽ giúp các bạn phần nào đó để ra được câu trả lời cho bài toán này!

Mời mọi người đọc bài viết 👇

Trong cuộc sống bộn bề, ta dễ bị lạc trôi giữa những lực đẩy, sức kéo của cuộc đời. Mỗi người chúng ta đều là một mảnh ghép, phải liên tục thay đổi để thích nghi với các mảnh ghép khác xung quanh.

Biết mình muốn gì đã là cả một sự khó khăn, chưa nói đến việc làm sao để có được những điều mình mong muốn. Mỗi ngày có 24 tiếng, ăn ngủ sinh hoạt có khi đã mất 8-10 tiếng, vậy còn 14 tiếng còn lại, bao nhiêu % bạn dành cho sự nghiệp, cho gia đình, cho phát triển bản thân?

Quản lý thời gian và năng lượng là một điều tối quan trọng trong cuộc sống. Thời gian đã trôi sẽ không dễ gì lấy lại được, và năng lượng của ta trong mỗi ngày là giới hạn.

Làm sao để dành nhiều thời gian và năng lượng tập trung vào những gì quan trọng nhất?

Hay câu hỏi của mình mỗi ngày đấy là ngay bây giờ cần ưu tiên làm việc gì?

Dưới đây là vài suy nghĩ mình suy ngẫm và đúc kết từ việc quản lý thời gian khi làm sản phẩm trong nhiều môi trường, thử nghiệm nhiều phương pháp, framework khác nhau.

1. Cần xác định mục tiêu lớn của cuộc đời - product vision

Trong Alice in Wonderland, cô bé Alice hỏi đường chú mèo Cheshire:

- Bác ơi làm ơn cho cháu hỏi, từ đây cháu nên đi đâu tiếp?

Mèo đáp:

- Tuỳ xem cháu muốn đi đâu

Alice:

- Đi đâu cũng được bác ơi, miễn là tới được đâu đó

Mèo:

- Thế thì cháu đi đường nào cũng được, miễn là cháu đi đủ lâu.

Nếu bạn không biết mình muốn gì, bạn sẽ không thể biết việc nào là quan trọng cần ưu tiên cả.

Tuy nhiên, một trong những câu hỏi khó nhất để trả lời đấy là biết mình muốn gì. Và để câu trả lời tốt nhất là biết/nhận thức mình muốn trở thành ai trong 10 năm nữa.

Nếu bạn dành 1 tiếng mỗi ngày tập trung cho một dự án 10 năm, bạn chắc chắn có một cuộc đời đáng sống - James Clear

Hay tôi gần đây bỏ 5 triệu mua khoá học của bác Hiếu tv cũng chỉ theo 1 chân lý tương tự:

Hãy kiên trì mua một mớ cổ phiếu ETF trong 10-20 năm, bạn sẽ có lãi lớn.

(Cảnh báo: Lời khuyên này đang bị cộng đồng mổ xẻ, lên án vì không áp dụng được ở Việt Nam 🤣).

Tuy nhiên, chắc hẳn bạn nào làm Product lâu năm cũng hiểu về tầm quan trọng của sự kiên định với một định hướng sản phẩm.

Chẳng ai muốn xây rồi đập, làm rồi phá, để rồi "tay không trắng tay lại về không" cả.

Bạn có nhớ câu chuyện Thỏ chạy thi với Rùa không?

Con thỏ thua không phải vì nó chạy chậm hơn, mà vì kém kiên định hơn.

Thay vì di chuyển một hướng về đích, nó bị phân tán và để cho Rùa về đích trước, dù Rùa đi chậm hơn.

Biết mình muốn đi đâu thì bạn có đi như Rùa thì cũng sẽ về đích 🐢

Bất kể tốc độ của bạn thế nào, sự kiên định khiến cho bạn dù sẽ không đến được mặt trăng, nhưng cũng đủ để bạn đặt chân tới những vì sao.

Ngay bây giờ cần ưu tiên việc gì chỉ là cái nóc nhà, còn móng nhà phải là kế hoạch 10 năm của bạn.

Giống như mọi sản phẩm đều cần có sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu trước khi làm chiến lược sản phẩm, bạn cũng cần phải có đường lối mình muốn trở thành thế nào, để còn biết cái nào là "must have", hoặc "nice to have".

Như phương pháp Eisenhower có chỉ ra, sự khác biệt chỉ nằm ở việc làm sao để ưu tiên việc "quan trọng hơn khẩn" so với việc "khẩn mà không quan trọng". Và sự khác biệt này chỉ có thể đạt được khi bạn biết mình muốn đi hướng nào mà thôi.

Mình từng viết về phương pháp này ở đây 👇

Đánh thuốc con quỷ lười trong bạn 🧠😈🤑

Để tìm được việc nhỏ cần ưu tiên trong ngày, ta cần có thông tin để đối chiếu với việc lớn cần ưu tiên trong 10 năm.

2. Cấu trúc và kế hoạch quan trọng hơn kết quả - trust the plan and process

Nếu các bạn đọc các phương pháp của Getting Things Done, hay thực hành quản lý trong Scrum của Agile, thì có một nguyên tắc đơn giản sau của việc thực hành quản lý thời gian.

"Hãy tin vào quá trình" - Trust the process.

Thay vì gồng lên để làm mọi thứ kết thúc đúng deadline mỗi ngày, để rồi cảm thấy chán ghét bản thân mình như một kẻ thất bại, ta cần tạo đà để xử lý những việc quan trọng nhất và cho phép để sau những thứ không quá quan trọng.

Việc thiết lập và làm theo kế hoạch giúp ta tạo được đà và kiểm soát kết quả qua đà.

Không những vậy, việc cấu trúc hoá các việc quan trọng để xử lý vào các mốc thời gian trong ngày giúp ta học cách rướn và có thêm thời gian xử lý những gì mình chưa biết.

Phần lớn kế hoạch bị phá vỡ vì những điều ta không lường trước, nhưng nếu ta có cấu trúc để đưa những gì quan trọng nhất lên đầu và tập trung năng cho nó, ta sẽ có thể đưa mình vào trạng thái Làm việc sâu và Dòng chảy để xử lý chúng (Deep Work & Flow State).

Ở trong trạng thái tập trung này, não bộ của bạn không còn bị phân tán bởi những thứ bên ngoài, mà có được sự chú tâm sâu sắc để phân tích và giải quyết vấn đề. Bạn cần cấu trúc ngày làm việc của bạn làm sao để có thể nhanh chóng nhất làm việc được ở trong trạng thái đó.

Một trong những cách làm hay mình học được từ cuốn sổ của Chi Nguyễn - Present Writer, đó là hãy chia nhỏ ngày làm việc của bạn thành các session (phiên) của Pomodoro, và sắp xếp các tasks để gồng cho phù hợp trong từng phiên

hãy chia nhỏ ngày làm việc của bạn thành các session (phiên) của Pomodoro, và sắp xếp các tasks để gồng cho phù hợp trong từng phiên

Hãy xác định mình như một thợ săn, hôm nay cần vài giờ để săn một vài con thú quan trọng, còn lại để sau cũng được. Trong Getting Things Done, việc để sau sẽ được phân loại và sắp xếp làm vào một ngày phù hợp, đảm bảo việc vẫn sẽ được xử lý mà không bị quên.

Trong Sprint backlog cũng vậy, cần biết gồng những cái có cam kết, còn lại ta để xuống main backlog.

Cấu trúc giúp bạn tự tin rằng mình luôn biết kiểm soát công việc cần xong lúc nào, thay vì chạy theo những deadline ảo.

Phần lớn trường hợp, việc không khẩn như bạn nghĩ đâu.

Và kể cả nếu nó khẩn và bạn đánh giá sai, thì cấu trúc và kế hoạch sẽ cho bạn học cách rút kinh nghiệm, để đà lần sau làm sẽ tốt hơn.

Việc được phân vào nơi có đà từ trước, hiệu quả xử lý sẽ càng cao. Việc còn mới thì sẽ cần nhiều thời gian để làm thử và nghiên cứu hơn.

Hãy tin rằng nếu bạn đã dành đủ thời gian tập trung làm những việc quan trọng nhất, thì những việc chưa xong khác có thể để sau được.

3. Bí kíp võ công chung của các cao thủ - Điền vào chỗ trống - Master your technique

Bruce Lee từng nói:

"Tôi chỉ sợ kẻ luyện 1 cú đá 1000 lần"

Trong bóng đá, nếu mọi người biết đến Arjen Robben, mọi người hiểu rằng tuyệt chiêu in-side cut làm khổ biết bao nhiêu hậu vệ trong suốt thời gian thi đấu

Thời sinh viên, như mọi học sinh châu Á khác, tôi từng ám ảnh với điểm số. Vấn đề của tôi không chỉ là muốn 4.0 tất cả các môn, mà còn muốn trải nghiệm một cuộc sống Mỹ trong đại học. Tôi muốn học hiệu quả nhất có thể, để còn vẫn tham gia tốt các hoạt động ngoại khoá khác. Tôi đã học một lớp đặc biệt, trong đó, được tiếp xúc với cuốn "How to get straight A" của tác giả nổi tiếng Cal Newport. Cô đọng nhất của cuốn sách là một bí kíp đơn giản mà hiệu quả, đã là kim chỉ nam cho tôi suốt thời sinh viên lẫn sau đại học, mà tôi dịch ra là:

"Điền việc vào chỗ trống!!!"

Hãy tận dụng tối đa, tàn nhẫn nhất có thể những khoảng thời gian chết của bạn để làm những việc nhỏ nhưng quan trọng và cần thiết.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi có những thời gian chết mỗi ngày của bạn mà bạn không làm gì tốn não: đợi xe buýt, đi bộ, đi toilet, đi xe máy, chờ thang máy, xếp hàng xin giấy tờ, ngồi nghe họp... hoặc đơn giản là ở trường hay ở công ty mà không có việc gì làm cả.

Kế hoạch lớn của bạn quan trọng là bởi vì, khi đời tự dưng cho bạn thời gian trống, thì bạn sẽ dành 1% mỗi ngày phát triển nó, và nhét nó vào thời gian trống đó.

Học SAT, GMAT, mở sổ ra reflect, viết tiểu thuyết, học code, nghiên cứu sản phẩm A, thị trường B, trả lời email... tất cả những thứ khó khăn đều có thể được chia nhỏ và tranh thủ thực hiện khi bạn có thời gian chết.

Thời gian chết là kho báu trời ban tặng, thay vì trừng phạt bạn, để làm những việc quan trọng bạn chưa hoàn thành.

Bí kíp này giúp nhiều sinh viên học nhiều môn mà điểm vẫn tốt, cũng như người làm nhiều việc mà kết quả vẫn cao.

Đấy là lý do vì sao tôi đi làm chính thức mà vẫn có thể làm được các dự án cá nhân, hay chị Chi Nguyễn - Present Writer có thể cân nhiều dự án một lúc, hoặc các cao nhân khác học nhiều môn mà vẫn 4.0.

Đừng nghe mấy sếp khuyên OT để thể hiện mình bận rộn và cống hiến, hãy tối ưu thời gian bạn có để đốt cháy công việc trong những thời gian chết.

4. Cần nhận thức và làm chủ thói quen - Habit control

Mỗi người sẽ có một khả năng tập trung và xử lý công việc khác nhau, cũng như giờ làm việc phù hợp. Bạn càng làm lâu bạn sẽ thấy sẽ có những nguyên tắc cơ bản phù hợp với bạn, và khi chúng được tích hợp vào thói quen hàng ngày, bạn sẽ có những tiến bộ về việc nhận biết cách ưu tiên công việc.

Hãy tạo những vòng lặp với những nguyên tắc và thói quen tốt, chúng tự khắc sẽ khiến bạn tự giác làm những việc khó một cách dễ dàng hơn những người khác.

Dưới đây là một số nguyên tắc của mình:

Chạy bền và đều, không chạy nhanh

Mình theo trường phái ưu tiên xử lý việc hiệu quả trong giờ làm việc, không đánh giá cao những người OT thường xuyên. Nếu mỗi người làm việc tập trung và hiệu quả, việc sẽ được giải quyết nhanh và tốt hơn việc phải gồng lên chạy theo các deadline urgent rồi lại phải sửa và làm lại.

Nguyên tắc Essentower đã nói:

Đừng chạy theo OT những thứ urgent để hết năng lượng làm những việc important. Sử dụng flow của bạn để dứt điểm chúng trước khi chúng biến thành urgent.

Đừng mất đà

Mọi thứ khó bắt đầu hơn vì lúc tạo đà luôn cần một lực lớn để khiến mọi vật có thể chuyển chuyển từ tĩnh sang động.

Khi bạn đã có chuyển động rồi, việc duy trì sẽ dễ hơn, nhưng đừng vì thế mà đánh mất đà, vì bạn biết tạo đà lại khó thế nào rồi đấy.

Hãy sử dụng đà để bạn đi nhanh hơn, và bình thản khi gặp những khó khăn cản lối. Đà tốt giúp bạn xác định thêm những việc quan trọng mà mình chưa biết, và thêm ưu tiên để xử lý chúng trong những thời gian trống bạn có.

Mỗi lần bạn hoàn thành được một việc nhỏ trong kế hoạch của bạn, theo đúng đà, bất chấp các lực cản và khó khăn trong ngày, đấy là một lần bạn cần nhận ra:

Bạn đã có năng lực làm chủ đà phát triển của chính mình.

Giờ thiêng liêng và thói quen làm việc

Bạn hãy nghĩ xem giờ thiêng liêng (peak hour) của bạn trong ngày là gì? Hãy dành nó để làm những việc khó khăn, sáng tạo và ưa thích nhất. Book lịch cá nhân để không ai làm phiền sự tập trung của bạn khi thực hiện công việc trong những khung giờ đó.

Giờ tự vấn mỗi ngày để lập kế hoạch mới

Trong mọi phương pháp lập kế hoạch, thông thường sẽ có 2 bước là hứng bừa & sắp xếp. Bạn cần ghi nhanh để không quên những việc bạn nghĩ là quan trọng, và rồi sau đó sắp xếp chúng lại với nhau. Điều này đúng cho phương pháp CODE của Forte trong Second brain, Getting things done của David Allen, hay thậm chí là Scrum của Agile.

Việc sắp xếp luôn cần được lặp đi lặp lại mỗi ngày để bạn yên tâm về những gì cần ưu tiên và tinh chỉnh lại cấu trúc của bạn.

Hãy dành cho bạn 30 phút đến 1 tiếng mỗi ngày để review những gì đã làm trong ngày, và sắp xếp những việc quan trọng nhất cần làm cho ngày tới.

Một mẹo của các nhà văn, đấy là đừng phát huy hết ý tưởng, hãy biết nuôi cảm hứng cho ngày tiếp theo của bạn. Điều này cũng có thể áp dụng cho công việc.

“The most important thing I’ve learned about writing is never write too much at a time,” Hemingway told his protege Arnold Samuelson. “Never pump yourself dry. Leave a little for the next day. The main thing is to know when to stop. Don’t wait till you’ve written yourself out. When you’re still going good and you come to an interesting place and you know what’s going to happen next, that’s the time to stop.”

Hãy trì hoãn thật thông minh và có chiến lược, để mỗi khi bắt đầu ngày mới, bạn luôn có kế hoạch sẵn trong đầu một việc quan trọng cần làm sớm trong ngày, với niềm tin sắt đá rằng việc đó là quan trọng.

Bạn sẽ cảm thấy vô cùng thích thú, thay vì sợ hãi lảng tránh làm những việc quan trọng này.

Không bàn lùi.

Nhiều người trì hoãn công việc vì đến khi bắt tay vào, cơ thể tự dưng cảm thấy không muốn làm. Hãy nhớ câu chuyện về con cóc ở kỳ 1 (xem cuối bài viết 👇), bạn cần nuốt nó và nên nuốt sớm. Việc trước bạn đã xác định rồi thì bạn cứ nên tiếp tục làm hôm sau.

Muốn bàn lùi thì để tối tự vấn viết notes bàn sau để trì hoãn đúng theo cấu trúc của bạn.

Đừng ra quyết định dựa trên cảm xúc nhất thời, và dùng logic tự lừa dối bản thân cho việc đó.

Nên nhớ rằng:

"Những thằng hèn luôn có triết lý hay phương pháp luận để giải thích cho sự đớn hèn đó của mình".

Đừng lắng nghe triết lý của những thằng hèn trong bạn 😂.

Vĩ thanh

Một bài viết khá dài, nên tôi xin tổng kết bài học 5 giây dưới đây:

- Muốn biết bạn cần ưu tiên việc gì, thì cần hiểu sâu sắc bạn muốn trở thành ai trong 10 năm tới

- Đừng chỉ chú ý vào kết quả của một việc, mà hãy để ý đến quy trình và thói quen để xây dựng kết quả đó.

- Cần thiết lập một hệ thống, cấu trúc để nhắc nhở và theo dõi các quyết định của bản thân, thì bạn mới có thể làm tốt hơn việc biết mình muốn gì, và cần làm việc gì là quan trọng.

- Hãy tin tưởng cấu trúc đó - Trust the process.

- Tận hưởng hành trình - Enjoy the ride

Hãy tìm cho mình một quy trình để ra quyết định, lắng nghe và dần dần tối ưu nó để biết mình cần ưu tiên gì.

P/S: Bài viết này mình thai nghén đã lâu, muốn tự tổng kết sau một quá trình trải nghiệm và tham khảo rất nhiều phương pháp quản lý công việc khác nhau, để tìm ra cách làm tối ưu cho mình ở thời điểm hiện tại.

Mình chắc chắn không tự cho mình là người quá thành công để chia sẻ cách làm tốt nhất.

Đây hoàn toàn là những note tự đúc kết cho cá nhân mình và chia sẻ quy trình để bản thân học hỏi.

Chúc các bạn có một cách làm việc tốt để ra được những quyết định tốt.

Các bạn nếu có phương pháp nào hay và ý kiến gì xin cứ thoải mái bình luận để cùng giải quyết câu hỏi ở đầu bài nhé!!

Btw nhân việc đạt mốc 700 members vào đầu tuần, mình mới mở một nhóm chat trên Messenger để các members chúng ta có thể làm quen, giao lưu với mình, trao đổi các vấn đề được viết và cùng lên ý tưởng cho các bài viết sau. Hiện mới có chưa được chục người vào, mọi người có thể vào nhóm dưới đây để trao đổi nhé !!

Mục đích của nhóm:

• Tán gẫu giải trí về những chủ đề đã viết

• Bàn thêm về những chủ đề hay đang diễn ra

• Giải đáp thắc mắc + giúp đỡ nhau những vấn đề trong cuộc sống mà mọi người có kinh nghiệm: Xây sản phẩm, làm thương hiệu cá nhân, xin việc, quản lý bản thân,…

• Thêm tư liệu và cảm hứng để mình đầu tư bài viết cho những chủ đề tiếp theo

Bạn có thể đọc kỳ 1 của bài trên ở đây 👇

Bài viết thuộc thử thách Viết Đều và Hay của Writing On The Net Alumni.

#wotn #vietdeuvahay