[Mở khoá 3] - Cách hiệu quả để thực hành ghi chú mỗi ngày

Phép màu của việc viết ra đơn giản chỉ là việc bộ não của bạn thay vì stress, nó có thể yên tâm vào trạng thái nghỉ ngơi để lấy sức hành động.

Xin chào các độc giả,

Những dịp cận Tết, chính ra mọi thứ cũng dồn dập kinh khủng. Thời gian để tôi ngồi tập trung viết blog cũng giảm chưa từng thấy.

Đúng như tôi dự đoán, làm remote có những cái nhàn hơn, nhưng đòi hỏi một sự tự giác cao độ hơn. Tôi không dám sa đà blog nhiều vấn đề khác, vì sự có mặt của mình khi làm remote đòi hỏi là impact và output trong công việc, chứ không phải là vân tay khi đúng giờ nữa.

Nếu có dịp, tôi sẽ chia sẻ cho các bạn nhiều hơn về những trải nghiệm của tôi thời gian qua khi làm remote, và cách để thiết lập luồng công việc.

Còn hôm nay, sẽ là lúc để tôi nói về cách ghi chú daily mỗi ngày. Tôi đã bắt đầu làm việc này từ 2023, và upgrade cách làm của tôi trong năm 2024. Thực sự tôi cũng có chút lười khi viết bài này do nghĩ mình sẽ không học được gì mới nếu cứ viết lại những gì mình đã làm, nên tôi đã trì hoãn nó.

Daily note: một cách làm vô cùng đơn giản, nhỏ bé, nhưng mang lại những thay đổi thật lớn lao.

Tuy nhiên, chính thói quen daily bị bỏ bê gần đây đã khiến tôi quyết định phải thay đổi. Tôi quyết định sẽ hồi tưởng lại lợi ích trước và sau khi tôi làm việc này, một là để nhắc nhở bản thân vì sao mình lại cần làm nó, hai là cũng muốn chia sẻ cho các bạn, những người đọc blog một cách làm vô cùng đơn giản, nhỏ bé, nhưng mang lại những thay đổi thật lớn lao.

Viết daily và weekly cũng là cách để bạn biến những dự định đầu năm thành kết quả và hiện thực ở cuối năm, thay vì lạc trôi và nuối tiếc. Nếu như bài viết trước, tôi khuyên bạn dừng lại 2 tuần để zoom out, thì phần sau này chính là phần quan trọng hơn cả:

Hành động nhỏ mỗi ngày.

Đọc lại bài trước👇

[Mở khoá 2] - Làm sao để zoom out và thay đổi cho đầu năm mới

Bạn sẽ không đi được đâu cả nếu không hành động, và viết là bước đầu tiên của điều đó.

Vì sao bạn cần viết daily hơn bạn nghĩ?

Xã hội ngày nay của chúng ta là một xã hội có quá nhiều tiếng ồn (distractions). Từ khi sinh ra, bạn đã phải nghe ngóng theo thầy cô, trường lớp, và làm theo những gì bố mẹ bạn muốn.

Xã hội Á Đông chúng ta coi trọng sự tuân thủ và trật tự hơn là ý thức cá nhân. Nhu cầu sâu thẳm của bản thân gần như không được đáp ứng, vì chỉ cần tuân thủ theo những gì bên ngoài muốn bạn làm là được coi là ổn rồi.

Đọc thêm 👇

Chúng ta đều bị lừa dối như thế nào? (Kỳ 1)

Nếu bạn muốn sống cả đời chạy theo tiêu chuẩn của người khác và hài lòng với điều đó, thì có lẽ bạn cũng chẳng cần viết daily làm gì.

Nam châm của những tiếng ồn sẽ cho bạn một cuộc đời đi làm 8 tiếng hoặc hơn, cuối tháng nhận lương, tối về chỉ cần mở điện thoại ra lướt và bật phim lên xem.

Những chầu bia, sách chữa lành, thiền hít thở,... hướng dẫn bạn cố gắng chấp nhận thực tại và làm tốt vai trò mà cuộc đời đã gán cho bạn.

Tôi cũng từng như bạn, và chỉ đến khi tôi nhận ra tôi không thể chấp nhận một cuộc sống như vậy cả đời, .. đấy là lúc tôi mở máy ra viết để ghi lại những cảm xúc của tôi.

Tôi hiểu rằng nếu tôi cứ chạy theo những gì mà thế giới bên ngoài kia sắp đặt cho tôi, thì tôi sẽ luôn luôn xa rời những tiềm năng mà thế giới bên trong của tôi luôn vẫy gọi.

Và rồi khi viết ra và đọc lại, tôi chợt nhận thấy đây là một cách hiệu quả nhất để bạn có thể đối thoại được với con người bên trong của bạn.

Không giống như nói, việc viết đòi hỏi bạn có một sự lắng đọng trong suy nghĩ. Bản thân ngôn từ đã có nhiều hạn chế trong việc biểu đạt cảm xúc, và việc bạn chịu khó tìm được đúng từ để diễn đạt nó ra sẽ giống như việc bạn lấy một chiếc ghim (pin) và đính các suy nghĩ sâu thẳm lên một chiếc bảng để quan sát vậy.

Bạn sẽ không tốn năng lượng não để chứa và nhớ lại những gì cần nhớ, vì hệ thống ghi chú đã làm việc đó thay bạn.

Những nỗ lực của việc diễn đạt và quan sát sẽ giúp bạn được một phần thưởng xứng đáng: sự nhận diện rõ ràng về những nhu cầu và mong muốn sâu thẳm từ bên trong.

Khi những con chữ hiện lên rõ ràng, sự tồn tại được biểu hiện và ghi nhận mạnh mẽ.

Và thay vì việc từ chối đối diện với những nhu cầu sâu thẳm đó, bạn đã bước thêm một bước đến sự chấp nhận.

Đọc thêm về việc chấp nhận ở đây 👇

Chiến lược Chuyển ngành, chuyển việc cho năm mới (Phần 1)

Bản thân việc này cũng giúp bạn loại bỏ những thứ stress vốn kìm hãm bạn mỗi ngày, và giải phóng những nhu cầu ẩn ra khỏi tiềm thức trong não bộ, và đưa chúng ra ngoài để xử lý.

Có hai tác dụng lớn nhất bạn có thể thấy ngay của việc này:

- Gọi tên những mong muốn bạn thường không có cơ hội đối diện do bị các tiếng ồn khác trong cuộc sống làm chủ (distractions)

- Nhanh chóng tập trung vào hành động để đáp ứng các nhu cầu sâu thẳm của bạn.

Phép màu của việc viết ra đơn giản chỉ là việc bộ não của bạn thay vì stress, nó có thể yên tâm vào trạng thái nghỉ ngơi để lấy sức hành động.

Vì đơn giản, nếu bạn không tin vào việc bạn có thể làm việc hiệu quả, đầu óc bạn sẽ không thể thực sự cho phép bạn nghỉ ngơi.

Khi bạn có một to-do list hiệu quả, óc của bạn yên tâm rằng vấn đề của bạn sẽ được xử lý.

Và nếu bạn quan tâm đến việc set-up một hệ thống như vậy, thì đây là bài viết dành cho bạn.

Nguyên lý cơ bản của daily notes

Daily notes theo mình cần hai tiêu chí chính: Nhanh và đầy đủ. Và daily notes cũng phải hoà hợp với hệ thống chuẩn chung.

1. Nhanh

Mình đã thử nhiều loại template daily notes khác nhau, thì thấy rằng mình cần nhất là nhanh.

Đơn giản vì không phải lúc nào mình cũng có time để daily notes thật sâu. Trừ phi mình đang có vấn đề gì đó và muốn dành time cho mình để thanh lọc, khả năng cao mình vẫn prefer một ngày mà cuộc sống kéo mình đi và cho mình vui quên cả việc notes.

Một template để mình có thể nhanh chóng xong và vào việc sẽ giúp mình tiết kiệm đáng kể thời gian phải suy nghĩ là hôm nay mình muốn viết gì, nhất là khi deadlines đang chực chờ như cấu xé mỗi lần mình ngồi vào bàn làm việc.

Template cũng sẽ giúp mình có cùng thông tin để điền mỗi ngày, và giúp ích cho việc đưa vào theo dõi những biến chuyển qua thời gian.

2. Đầy đủ

Với mình có hai thứ mình rất quan tâm khi viết notes:

Một là to do list, những việc mình muốn ưu tiên làm được trong ngày, và sẽ feel good/bad khi hoàn thành, không bắt đầu được nó. Thậm chí, mình sẽ cần phải tìm thời gian trống để bắt đầu được nó nếu nó bị chen ngang.

Việc rèn luyện cảm xúc để hành động bắt đầu những to-do list này sẽ giúp bạn không trì hoãn những gì mình muốn, và chuẩn bị sẵn tâm lý từ trước khi ngày mới bắt đầu.

Hai là ghi lại cảm xúc - những gì diễn ra trong ngày. Bạn sẽ thấy là những diễn biến trong ngày có thể sẽ khác với những gì bạn muốn làm, và đó là món quà của cuộc sống. Hãy ghi lại những gì đã xảy ra, lý do vì sao, và note xem bạn học được gì từ những điều đó.

Dần dần bạn sẽ thấy được khả năng tiên đoán sự việc của bạn đến đâu, và lựa chọn của bạn ảnh hưởng đến ngày thế nào.

Plan từ trước ngày xảy ra, nhưng vẫn sẵn sàng ứng biến khi cần thiết.

3. Hài hoà với những gì xung quanh

Daily notes sẽ là một vũ khí mạnh mẽ khi bạn dùng cùng với Weekly Notes và Year end reflection, dùng cùng nhau một cách có hệ thống

Mình đã hướng dẫn mọi người làm zoom-out reflection ở đây. 👇

[Mở khoá 2] - Làm sao để zoom out và thay đổi cho đầu năm mới

Từ reflection đó, bạn sẽ tìm một thứ để theo đuổi, và tìm một mục tiêu cụ thể (SMART) để manifest.

Sau đó, bạn có thể chia ra các milestones quan trọng cần làm và plan vào mỗi tuần (weekly notes)

Với mình thì daily notes nên được dùng như là một hoạt động daily trong Scrum vậy. Khi đã biết được Sprint goal (weekly notes), thì mình sẽ quyết định vào tối ngày hôm trước hôm sau cần làm gì để đạt được weekly goals.

Một bài mình đã từng giải thích về Sprint trong Agile là ở đây.

Làm Product, Sống Agile

Mình đã áp dụng nó cho cá nhân mình theo 05 bước như sau:

1. Zoom out để hiểu về goal của 10 năm tới (xem Mở khoá 2)

2. Thiết lập mục tiêu quan trọng nhất để theo đuổi

3. Chia nhỏ mục tiêu theo các bước milestones

4. Xác định thời gian cho weekly reflections, và mục tiêu cần đạt của tuần

5. Daily reflections, mục tiêu cần đạt của ngày.

Format daily reflections

Vâng không để bạn chờ lâu nữa, đây là toàn bộ format daily reflection của tôi.
Bạn có thể copy từ đây

Format daily của tôi setup trên Obsidian Template có 02 phần:

01. Beginning of day

Phần này sẽ dành khi tôi vừa mở máy tính lên đầu ngày. Tôi sẽ dành 05- 10 phút để làm việc này trước khi check mail hay làm bất cứ việc gì khác.

Mục đầu tiên đương nhiên là những việc tôi muốn làm trong ngày. Thông thường tôi sẽ copy từ list của tối ngày hôm trước.

Bạn nên biết mình làm gì từ tối trước đó, để giảm tải việc phải ngồi nghĩ xem hôm nay làm gì.

Việc của bạn ngày hôm nay chỉ là copy từ tối hôm trước, và thay đổi một chút xíu nếu bạn có việc phát sinh mà thôi.

Tôi tin rằng tôi của mỗi thời điểm sẽ có quyết định chính xác nhất cần phải làm gì. Chính vì thế, bạn càng không nên để não bộ tuỳ hứng quá đà mà không xét đến tổng quan. Hãy do your homework trước để mỗi phút giây đầu ngày, bạn luôn tin tưởng mình đang ra một quyết định quan trọng nhất trong ngày cần làm gì.

Chất lượng của cả một ngày của bạn phụ thuộc vào thời điểm này bạn quyết làm gì. Và việc có notes sẵn của quá giúp bạn ra quyết định chính xác hơn là bạn muốn làm việc bạn đã xác định sẵn, hay là đổi một việc khác quan trọng hơn vào.

Đây là những quyết định nhanh nhưng quan trọng nhất của ngày.

Đọc thêm 👇

Làm sao để ta biết được việc gì là quan trọng nhất?

5 cách để xác định thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống

Và sau đó, mình dành 2 phần ghi chú nhanh dưới nếu có thời gian:

I am excited about:

- Ghi lại một thứ cảm xúc nhanh sau khi hoàn thành list công việc phía trên

I might be struggling with:

- Ghi lại một sự khó khăn có thể xảy ra trong ngày

Lý do mình làm vậy là vì:

- Duy trì sự hưng phấn để chinh phục "task" cần phải làm đầu ngày, vì mình biết nó quan trọng thế nào

- Lường trước một số khó khăn có thể xảy đến để có thể ứng phó.

Và sau đó tôi sẽ đắm chìm luôn vào công việc.

02. End of day

Đến cuối ngày, tôi sẽ cố gắng mở máy nhanh để nhìn lại ngày vừa qua, và quan trọng nhất, nhắc lại 03 lần:

LẬP PLAN CHO NGÀY HÔM SAU.

Như đã trình bày ở trên, bạn sẽ ra quyết định vào ngày sau làm gì vào buổi sáng. Nhưng cách tốt nhất để làm việc ấy đấy là bạn có một thứ để cân nhắc đối chiếu vào sáng hôm sau.

Sáng mở máy không biết mình làm gì, note vài thứ cảm hứng rồi làm => bạn đang để cuộc đời nó thao túng bạn mất rồi.

Hãy nghỉ ngơi, ngẫm lại một ngày, và đưa ra danh sách hành động cho ngày mới.

Vậy nên cuối ngày dù rất mệt, hãy mở máy ra. Nó sẽ xứng đáng cho việc bạn có một ngày productive hôm sau.

1. Ngẫm

Khi ngẫm một ngày, tôi đưa những câu hỏi tích cực lên trước. Tôi muốn nhìn lại những thành công mình đã làm được trong ngày. Nhiều khi bất ngờ mình nhận ra là dù mình không hoàn thành việc A như kỳ vọng, nhưng đã bắt đầu được nó. Hoặc là việc A đã bị thay bằng một việc B khác và nó đã xong.

Thành công của một ngày giúp tôi trân trọng nỗ lực của mình trong ngày và học cách biết ơn những gì đẹp đẽ đã xảy ra với tôi.

Nhiều khi tôi chẳng làm được gì quá nhiều, nhưng việc tôi notes ra được suy nghĩ của mình là đủ để tôi tin rằng ngày hôm sau của tôi sẽ tốt hơn trước.

Bên cạnh thành công thì là những khó khăn gặp phải, mình có lường đúng những gì không. Bạn sẽ nhận ra có nhiều thứ xảy ra ngoài kế hoạch, nhưng không sao cả, nó luôn phải như vậy. Bạn học cách chấp nhận và ghi lại những gì mình học được để lần sau bạn có thể làm tốt hơn ở tình huống tương tự.

Master được skills này, tự bạn có khả năng làm người lãnh đạo chính mình để đẩy giới hạn của bạn đi xa hơn.

Và tất nhiên, những suy nghĩ tâm trạng nào đó còn lại, hãy xã nốt

2. Hành động

Viết ra top 04 thứ bạn nghĩ mình nên làm vào ngày hôm sau. Cứ để đấy sáng mai bạn sẽ đọc lại và sửa nó sau.

Nhưng vẫn phải viết. Bạn của ngày hôm sau cần những ghi chú này từ chính bạn của bây giờ. Đó là phép màu của luật chơi.

Viết là mật mã để con người của bạn từ tương lai và quá khứ có thể giao tiếp với nhau trong hiện tại .

Tổng kết

Vừa rồi là những gì tôi sáng tạo ra cho daily notes của tôi. Bên cạnh đó, tôi cũng có cả weekly reflections cố gắng làm mỗi tuần, cùng tracking để xem tôi có take notes mỗi ngày không.

Điều tôi thích ở template trên đơn giản vì nó ngắn, nhanh, và giúp tôi trigger việc note mỗi ngày được hiệu quả, ngày trước lên kế hoạch cho ngày sau.

P/S: Dành cho ai tò mò muốn biết cách set-up cái này trên Obsidian như video trên kia 👆 thế nào, thì tôi sẽ viết chi tiết hơn nếu bạn comment “Em muốn học cách set-up Obsidian” vào cuối bài viết.  Nếu bạn stuck, tôi sẽ gợi ý cho bạn 2 keyword nhanh ở dưới để bạn mò được:

- Bật pluggin Template 

- Cài mã màu thông qua dùng CSS snipper trong Appearance

Yên tâm năm tới bạn có cách để đi mỗi ngày rồi nhé 😉.

Bạn có thể thấy, dù không phải ngày nào tôi cũng take notes, nhưng hệ thống này giúp tôi không bị lười biếng, và kiểm soát được mình cần phải ưu tiên thời gian của mình cho việc gì, và luôn trấn an bản thân rằng mình đang làm điều đúng đắn.

Bạn đang có take notes mỗi ngày không? Nếu có, format các bạn dùng hiện tại là gì?

Rất mong nhận được trao đổi và chia sẻ từ Quý độc giả.

Xin cám ơn và chúc các bạn một cái Tết ấm no, hạnh phúc!

Nếu thấy bài viết này thực sự có ích với bạn và muốn mình tiếp tục những series kiểu này, vui lòng comment và chia sẻ bài viết để mình thấy và có động lực viết những bài tương tự nhé 😉.